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Text File  |  1991-04-01  |  16KB  |  489 lines
  1. Check Register Screen Help
  2.  
  3. The Check Register screen shows the transactions and
  4. balance for the selected account.
  5.  
  6. The top line of the screen lists CheckBook commands. 
  7. These commands are used to tell CheckBook what to do. 
  8. To select a command, press the letter key that
  9. corresponds to the highlighted letter in the command's
  10. name.  For example, if you want to enter a check press
  11. the <C> key.  Top row menu commands may be selected
  12. when the capital letter in the command name is
  13. highlighted.
  14.  
  15. The Highlight Bar indicates the current transaction for
  16. use in editing or deleting transactions or printing
  17. checks.
  18.  
  19. The cursor movement keys (Home, End, PgUp, PgDn, and
  20. Left, Right, Up, and Down Arrow keys) may be used to
  21. position the highlight bar and scroll the transactions
  22. on the screen.
  23.  
  24. You can get help for each command by first selecting
  25. the command and then pressing the Help <F10> key.
  26. ■
  27. Check Form Help
  28.  
  29. The Check Form is used to enter checks or debits.  Fill
  30. in the form just as you would if you were writing the
  31. check by hand.  When all the information is filled in,
  32. press the <F1> function key to record the transaction
  33. (save on disk).
  34.  
  35. When the cursor is in the check number or amount field,
  36. it is positioned to the right most number location and
  37. numbers are entered or deleted from this position.
  38.  
  39. The expense classification field is used to categorize
  40. expenses into classes.  Use of this field is optional.
  41. However, the software uses the entry in this field to
  42. summarize expenses into classes which can be displayed
  43. or printed.  The classification can be any combination
  44. of letters or numbers that is meaningful to you. 
  45. Examples of classifications might be "Food", "House",
  46. "CarGas", "Doctor", "Saving".
  47.  
  48. Each time a transaction is saved, a blank form with the
  49. date and next check number is displayed.  If the
  50. information displayed is not correct, move the cursor
  51. to the field and change it.
  52.  
  53. The information from the previous transaction can be
  54. duplicated onto the current check form by positioning
  55. the cursor to the field(s) you wish to duplicate and
  56. then pressing the <F2> function key. 
  57.  
  58. To clear the check from the screen,  press the <ESCape>
  59. key.
  60. ■
  61. Deposit Form Help
  62.  
  63. The Deposit Form is used to enter deposits or credits.
  64. Fill in the form then press the <F1> function key to
  65. record the transaction (save on disk).
  66.  
  67. The deposit number need not be entered unless you have
  68. more than one deposit for a particular date. In which
  69. case, a number must be entered.  The number can be
  70. anything you wish.  You could enter '1' for the first
  71. deposit, '2' for the second, and so on.
  72.  
  73. When the cursor is in the Deposit number or amount
  74. field, it is positioned to the right most number
  75. location and numbers are entered or deleted from this
  76. position.
  77.  
  78. The Income classification field is used to categorize
  79. income into classes.  Use of this field is optional.
  80. However, the software uses the entry in this field to
  81. summarize income into classes which can be displayed or
  82. printed.  The income classification can be any
  83. combination of letters or numbers that is meaningful to
  84. you.  Examples of classifications might be "Salary",
  85. "Pay", "Pay01", "Income", "Biznes".
  86.  
  87. Each time a deposit is saved, a blank form with the
  88. date is displayed.  If the information displayed is not
  89. correct, move the cursor to the field and change it.
  90.  
  91. The information from the previous transaction can be
  92. duplicated onto the current deposit form by positioning
  93. the cursor to the field(s) you wish to duplicate and
  94. pressing the <F2> function key. 
  95.  
  96. To clear Deposit Form from the screen, press the
  97. <ESCape> key.
  98. ■
  99. Edit Command Help
  100.  
  101. The Edit Command is used to modify transactions that
  102. were previously entered into the CheckBook. 
  103.  
  104. To edit a transaction, position the highlight bar to
  105. the transaction and select the Edit command by pressing
  106. the <E> key.  When the transaction is displayed,
  107. position the cursor to the field(s) you wish to change, 
  108. make the changes, then save the edited information by
  109. pressing <F1> key.
  110.  
  111. The Date and Check/Deposit Number fields cannot be
  112. changed.  If the information in these fields require
  113. changes, the transaction must be deleted and the
  114. correct information reentered.  A tip that will reduce
  115. the key strokes required to change these fields is:
  116.  
  117.     1.  Use the edit key to display the transaction
  118.     and then save the transaction by pressing the <F1>
  119.     key.
  120.  
  121.     2.  Press the <DELete> key to delete the
  122.     transaction.
  123.     
  124.     3.  Use the <F2> key to duplicate the information
  125.     for each field.
  126.     
  127.     4. Position the cursor to the Date or Check /
  128.     Deposit Number field and make the changes then
  129.     press the <F1> key to save the changes.
  130.  
  131. To clear the Edit Form from the screen, press the
  132. <ESCape> key.
  133. ■
  134. Delete Command Help
  135.  
  136. To delete a CheckBook transaction, position the
  137. highlight bar to the transaction then press the
  138. <DELete> key.  The message:
  139.  
  140.      "Are You Sure You Want To Delete Y/N?"
  141.  
  142. is displayed at the bottom of the screen.  If you press
  143. the <Y>es key, the transaction highlighted will be
  144. deleted.  If you press the <N>o key or the <ESCape>
  145. key, the transaction will not be deleted and the delete
  146. message will be cleared from the screen.
  147. ■
  148. Print Command Help
  149.  
  150. The Print Command is used to print a check or report. 
  151.  
  152. Select the print option from the pull down print menu
  153. by using the Up/Down Arrow key to highlight the option
  154. then press the <ENTER> key.  If the <ESCape> is
  155. pressed, the print menu is cleared from the screen.
  156.  
  157. After the print option is selected, a dialog box is
  158. displayed in the center area of the screen prompting
  159. you to:
  160.  
  161.             "Initialize Printer".
  162.  
  163. This means the paper in the printer should be
  164. positioned to the top line and the printer should be
  165. turned on.  When you are ready to begin printing, press
  166. the <ENTER> key or press the <ESCape> key to return to
  167. the print menu.  Once printing begins, it may be
  168. suspended any time by pressing the <ESCape> key. 
  169. (printing may continue until the printer buffer
  170. empties).
  171.  
  172. To print a check:
  173.  
  174.     1. Position the highlight bar to the transaction
  175.     to be printed.
  176.  
  177.     2. Press the letter <P> to select the Print
  178.     Command.
  179.  
  180.     3. Position the Highlight Bar to "Print Check
  181.     Highlighted" on the pull down print menu then
  182.     press the <ENTER> key.
  183.  
  184. Press the <ESCape> key to clear the Print Menu from the
  185. screen.
  186. ■
  187. Reconcile Command Help
  188.  
  189. The Reconciliation Command is used to reconcile the
  190. CheckBook balance to the bank balance.
  191.  
  192. The reconciliation procedure involves entering the
  193. ending balance from the bank statement and marking the
  194. cancelled transactions that have been cleared by the
  195. bank.
  196.  
  197. Fill in the bank statement ending balance and press the
  198. <F1> key to record the balance and continue with the
  199. reconciliation process.
  200.  
  201. After the bank balance is entered, a dialog box will
  202. appear showing the bank balance, outstanding
  203. transactions amount, and unreconciled difference amount
  204. as well as a message prompting you to:
  205.  
  206.         "Mark the cancelled transactions".
  207.  
  208. To mark a cancelled transaction, position the highlight
  209. bar to the transaction and press the <X> key.  As you
  210. mark the transactions, a <√> will appear next to the
  211. transaction and the outstanding balance and the
  212. unreconciled balance will be adjusted.  If you make an
  213. error marking a transaction, use the <SPACE BAR> to
  214. clear the mark.
  215.  
  216. After all cancelled transactions are marked, the
  217. outstanding balance should be zero.  If not, press the
  218. Help <F10> key for suggestions on steps to follow to
  219. assist in the reconciliation process.
  220. ■
  221. Reconcile Command Help
  222.  
  223. The bank balance (adjusted for the outstanding
  224. transactions) is greater then the Checkbook balance. 
  225.  
  226. Follow the steps outlined below to find the difference:
  227.  
  228.     1. Verify that the bank statement ending balance  
  229.     was not entered for more than the actual amount;
  230.  
  231.     2. Review the cancelled deposits to verify that   
  232.     they were all marked and that a deposit was not
  233.     entered for less than the amount processed by the
  234.     bank;
  235.  
  236.     3. Review the checks that you marked to verify    
  237.     that a check